Privacyreglement

De Hummeltjes Club

Privacyreglement

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

Ook binnen de kinder- en gastouderopvang worden gegevens van kinderen, ouders, medewerkers en sollicitanten bewaard. Daarom hebben wij een privacyreglement opgesteld.

Inhoudsopgave

1. Inleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming……………………………………………………… 3

2. Het verwerken van klantgegevens……………………………………………………………………………………… 3

2.1 Contactformulier website………………………………………………………………………………………… 3

2.2 Inschrijven kinderen………………………………………………………………………………………………. 4

2.3 Kind dossier………………………………………………………………………………………………………….. 5

2.4 Bewaartermijnen……………………………………………………………………………………………………. 6

3. Uitwisseling van klantgegevens…………………………………………………………………………………………. 7

3.1 Wettelijke uitwisseling van gegevens……………………………………………………………………….. 7

3.2 Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind………………………………………………………….. 7

4. Gegevens stagiaires………………………………………………………………………………………………………….. 8

5. Opslagsystemen……………………………………………………………………………………………………………….. 8

6. Overige afspraken……………………………………………………………………………………………………………. 9

7. Klachten omtrent het privacybeleid……………………………………………………………………………………. 9

7.1 Intern klachtenbeleid……………………………………………………………………………………………… 9

7.2 Extern klachtenbeleid…………………………………………………………………………………………….. 9

1.            Inleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming

Bij De Hummeltjes Club gaan we zeer zorgvuldig om met de privacy van onze kinderen, ouders, medewerkers, stagiaires en sollicitanten. Dit doen wij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze taak en functie binnen de kinder-/gastouderopvang worden verwerkt en bewaard waarbij we een bewaartermijn in acht nemen die is vastgesteld binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voor vragen of opmerkingen over ons privacyreglement kunt u contact opnemen met:

Jolanda Zegers

Hunze 44

9204 BR Drachten

Tel: 0643442780

E-mail: dehummeltjesclub@gmail.com

2.            Het verwerken van klantgegevens

Bij De Hummeltjes Club  verzamelen en verwerken wij alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze taak en functie binnen de gastouderopvang, waarbij we een bewaartermijn in acht nemen die is vastgesteld binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Gegevens. Onze klantgegevens (gegevens van ouders en kinderen) worden geregistreerd met als doel:

Hieronder hebben wij aangegeven welke gegevens worden verwerkt en wanneer dit gebeurt.

2.1         Contactformulier website

Nieuwe (potentiële) klanten kunnen contact met ons opnemen via onze website. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor een contactmoment. Zodra er contact is geweest tussen De Hummeltjes Club en de klant worden deze gegevens direct verwijderd.

Via het contactformulier worden de volgende gegevens van de klant verzameld:


2.2         Inschrijven kinderen

Als ouders besluiten hun kind bij mijn gastouderopvang in te schrijven wordt er een overeenkomst tussen de ouders en De Hummeltjes Club opgesteld. De gegevens die hierin worden vastgelegd en bewaard worden opgegeven door de ouders en zijn van belang om tot een goede uitvoering van de overeenkomst te komen:

Ouders:

Kind:

Bij het opslaan van deze gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2.3         Kind dossier

Zodra de opvang van start gaat wordt er een kind dossier samengesteld die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst met de ouders en het welzijn en welbevinden van het kind. In het kind dossier worden de volgende gegevens vastgelegd en gedurende de periode van opvang bijgewerkt:

Ook hiervoor hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2.4         Bewaartermijnen

Gegevens van personen worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. Hierbij hanteren wij wettelijke termijnen en termijnen die door de Autoriteit Persoonsgegevens worden aanbevolen. De hier onderstaande bewaartermijnen zijn van toepassing vanaf het moment dat het kind de opvang verlaat en de overeenkomst wordt stopgezet.

Gegevens van de ouders

Volledige naam7 jaarWettelijk
BSN7 jaarWettelijk
De overeenkomst / contract7 jaarWettelijk
Financiële transacties7 jaarWettelijk
Adresgegevens2 jaarAanbevolen
Geboortedatum2 jaarAanbevolen
Bankrekeningnummer2 jaarAanbevolen
E-mailadres2 jaarAanbevolen
Telefoonnummer2 jaarAanbevolen

Gegevens van het kind

Volledige naam7 jaarWettelijk
BSN7 jaarWettelijk
Adresgegevens2 jaarAanbevolen
Geboortedatum2 jaarAanbevolen
Medischegegevens2 jaarAanbevolen
Gezondheidsgegevens2 jaarAanbevolen
Gegevens ontwikkeling kind2 jaarAanbevolen
(Dag)boek / overdracht1 jaarAanbevolen
Beeldmateriaal*1 jaarAanbevolen

Foto’s en video’s van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het publiceren van beeldmateriaal van kinderen op een internetpagina of op social media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat we hier uiterst zorgvuldig mee omgaan en ook bij het delen van foto’s via een internetpagina of op social media de bewaartermijn in acht nemen.

3.            Uitwisseling van klantgegevens

3.1         Wettelijke uitwisseling van gegevens

De Hummeltjes Club verstrekt nooit zonder duidelijke toestemming van de ouders gegevens aan derden tenzij hier in het kader van wettelijke bepalingen reden toe is, zoals bijvoorbeeld in het kader van de Toeslag Kinderopvang.

3.2         Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind

Soms kan het voorkomen dat we ons zorgen maken over (de ontwikkeling van) het kind. U kunt hierbij denken aan fysieke verzorging, geestelijke verzorging, de ontwikkeling van het kind of omgevingsfactoren. In het belang van het kind kan het dan nodig zijn om informatie uit te wisselen met derden, zoals de GGD, het consultatiebureau, de school, maatschappelijk werk etc.

Gegevensuitwisseling vindt echter alleen plaats als de ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegevens.

Zijn er zorgen om het kind dan heeft De Hummeltjes Club de plicht om met de ouders in gesprek te gaan. Samen met de ouders wordt gekeken hoe we deze zorgen omtrent het kind kunnen wegnemen en tot een oplossing voor het kind kunnen komen. Als de ouders hier geen gehoor aan geven en de zorgen dusdanig groot zijn dat de gezondheid, de ontwikkeling of veiligheid van het kind in het geding zijn, zien we ons genoodzaakt en zijn wij verplicht om melding te maken bij Veilig Thuis. Wij zullen de ouders hier vooraf over informeren.

4.            Gegevens stagiaires

Net als bij onze klanten gaan we bij De Hummeltjes Club zeer zorgvuldig om met de gegevens van onze stagiaires. Hierbij werken wij conform de uitgangspunten zoals deze door de Autoriteit Persoonsgegevens worden gehanteerd.

5.            Opslagsystemen

Voor het verwerken en bewaren van gegevens maken wij gebruik van:

6.            Overige afspraken

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben wij ook extra afspraken gemaakt:

7.            Klachten omtrent het privacybeleid

7.1         Intern klachtenbeleid

Heeft u een klacht met betrekking tot de gegevensverwerking of de uitvoering hiervan, dan kunt u in eerste instantie contact opnemen met:

De Hummeltjes Club

Jolanda Zegers

Komt u er intern niet uit of heeft u het gevoel dat uw klacht niet serieus genomen wordt, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens:

Email: dehummeltjesclub@gmail.com

7.2         Extern klachtenbeleid